Política de datos
Política de datos
ACERTIJO GESTIÓN EMPRESARIAL S.A.S., en adelante "ACERTIJO", es responsable del tratamiento de los datos personales respecto de los cuales determina las finalidades y los medios de tratamiento.
Canal de contacto para asuntos relacionados con protección de datos personales: pamela@acertijo.co
ACERTIJO podrá habilitar otros canales físicos o digitales para la atención de consultas, reclamos y solicitudes, los cuales serán informados oportunamente. Esta Política aplica a las actividades empresariales de ACERTIJO, su página web, formularios, canales digitales, la plataforma Charlie/Charly y otras soluciones tecnológicas que desarrolle o utilice.
La presente Política establece los lineamientos bajo los cuales ACERTIJO recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza y, cuando corresponda, suprime datos personales, de conformidad con la normativa colombiana aplicable.
La Política aplica a los datos personales tratados por ACERTIJO en el desarrollo de sus relaciones comerciales, contractuales y precontractuales, así como a los tratamientos realizados mediante sus canales digitales y tecnológicos, incluida la plataforma Charlie/Charly.
Esta Política se adopta principalmente con fundamento en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y, cuando resulte aplicable, la Ley 1266 de 2008 y sus normas reglamentarias y modificatorias.
También se tendrán en cuenta las instrucciones, circulares y lineamientos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en materia de protección de datos personales, incluyendo los relacionados con el tratamiento de datos mediante sistemas de inteligencia artificial y con tecnologías utilizadas para el tratamiento de datos personales.
ACERTIJO aplicará, entre otros, los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad y minimización.
Los datos serán tratados únicamente en la medida necesaria para cumplir finalidades legítimas, determinadas y comunicadas al Titular, evitando la recolección o utilización de información que no resulte pertinente para dichas finalidades.
Podrán ser Titulares, entre otros, clientes, prospectos, usuarios de plataformas, representantes y contactos empresariales, proveedores, aliados, contratistas, colaboradores y demás personas que interactúen con ACERTIJO.
Dependiendo de la relación y del servicio, podrán tratarse datos de identificación y contacto; información profesional y empresarial; información contractual, comercial y de facturación; información financiera, contable y de negocio; información de navegación y uso digital; información proveniente de interacciones mediante canales de mensajería; y otros datos que el Titular suministre o que resulten necesarios para las finalidades informadas.
En Charlie/Charly, determinados documentos financieros o contables pueden contener datos personales incidentales de terceros. Dichos datos serán tratados únicamente en la medida necesaria para las finalidades autorizadas y conforme a las obligaciones aplicables.
Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades, según corresponda:
Charlie/Charly es una plataforma orientada a la gestión, análisis y apoyo a la toma de decisiones financieras y empresariales.
Charlie Financiero podrá permitir que los usuarios carguen extractos bancarios, información contable, estados financieros, balances de comprobación, movimientos, archivos y otros documentos financieros o empresariales. Estos documentos pueden contener datos personales y serán tratados únicamente en la medida necesaria para las finalidades autorizadas.
Charlie Comercial podrá tratar información proveniente de conversaciones mediante canales digitales, incluyendo nombre, empresa, correo electrónico, teléfono, información suministrada voluntariamente por el usuario y datos derivados de la interacción, cuando sean necesarios para las finalidades informadas.
La operación de Charlie/Charly puede involucrar servicios de inteligencia artificial, cómputo, almacenamiento, bases de datos, seguridad, calendarios, mensajería y otros proveedores tecnológicos.
Charlie/Charly constituye una herramienta de apoyo al análisis y a la gestión y no sustituye, por sí misma, asesoría profesional especializada cuando esta sea requerida.
Cuando ACERTIJO utilice sistemas de inteligencia artificial en sus procesos o productos, procurará aplicar principios de privacidad desde el diseño y por defecto, minimización de datos, seguridad, control de acceso, evaluación de riesgos y supervisión.
No se utilizarán los datos para finalidades incompatibles con aquellas informadas. Los usos secundarios requerirán una base jurídica válida y, cuando corresponda, autorización específica.
Cuando resulte técnica y jurídicamente apropiado, ACERTIJO podrá utilizar información agregada, disociada, pseudonimizada o anonimizada. No se considerará anonimizada aquella información que razonablemente permita identificar nuevamente al Titular.
ACERTIJO podrá contratar proveedores y Encargados para servicios de alojamiento, infraestructura, almacenamiento, bases de datos, analítica, soporte, seguridad, comunicaciones, calendarios, mensajería, inteligencia artificial y otras funciones necesarias para la operación.
Cuando corresponda, los Encargados tratarán los datos conforme a las instrucciones de ACERTIJO, bajo obligaciones de confidencialidad y medidas de seguridad apropiadas. Se implementarán acuerdos de tratamiento o transmisión de datos y demás garantías contractuales o legales cuando resulten aplicables.
La relación concreta de proveedores tecnológicos puede variar en el tiempo; ACERTIJO mantendrá sus controles internos actualizados de acuerdo con los servicios efectivamente utilizados.
ACERTIJO podrá realizar transmisiones o transferencias internacionales de datos personales cuando ello sea necesario para la prestación de servicios, operación de la plataforma, almacenamiento, infraestructura, comunicaciones, inteligencia artificial, integraciones con calendarios u otros servicios tecnológicos.
Cuando un tercero actúe como Encargado por cuenta de ACERTIJO o, cuando corresponda, por cuenta de un cliente Responsable, el tratamiento se regirá por las condiciones contractuales aplicables, acuerdos de tratamiento o transmisión de datos y demás garantías exigibles.
Cuando exista una transferencia internacional a otro Responsable, ACERTIJO verificará el cumplimiento de las reglas aplicables, incluyendo la existencia de un nivel adecuado de protección en el país de destino o la aplicación de la excepción o mecanismo jurídico correspondiente, incluida la conformidad de la SIC cuando sea exigible.
Actualmente, determinados servicios tecnológicos utilizados por ACERTIJO pueden involucrar proveedores ubicados en los Estados Unidos, incluidos servicios de inteligencia artificial, infraestructura, almacenamiento u otros servicios tecnológicos. ACERTIJO gestionará estos flujos conforme a la normativa colombiana y a las garantías contractuales y técnicas aplicables.
Los servicios tecnológicos podrán cambiar con el tiempo. La naturaleza jurídica de cada flujo se determinará según el rol real del tercero, las finalidades del tratamiento, las instrucciones aplicables y las características de la operación; por ello, no todo acceso internacional constituye necesariamente una transferencia de datos en sentido jurídico.
Cuando el tratamiento comprenda información financiera, crediticia, comercial o de servicios sujeta al régimen especial de habeas data financiero, ACERTIJO observará las disposiciones de la Ley 1266 de 2008 y las demás normas que resulten aplicables.
La utilización de información financiera dentro de Charlie/Charly se limitará a las finalidades autorizadas y a las funciones contratadas o permitidas por la normativa aplicable.
ACERTIJO evitará recolectar datos sensibles salvo cuando exista una finalidad legítima, una base jurídica suficiente y se cumplan los requisitos legales aplicables.
Cuando el tratamiento de datos sensibles sea necesario, se informará al Titular su carácter facultativo y se adoptarán medidas reforzadas de protección.
ACERTIJO no dirigirá deliberadamente sus servicios a menores de edad salvo que exista una finalidad legítima y se cumplan las condiciones y autorizaciones exigidas por la legislación aplicable.
Cuando la legislación exija autorización, esta será previa, expresa e informada, y podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos o digitales que permitan acreditar su otorgamiento.
El aviso de privacidad informará, como mínimo, las finalidades principales del tratamiento y pondrá a disposición del Titular esta Política. En canales conversacionales como WhatsApp Business, ACERTIJO podrá utilizar un aviso de privacidad corto al inicio de la interacción, acompañado del enlace o acceso a la Política completa.
El aviso de privacidad y la aceptación de esta Política no sustituyen los consentimientos, autorizaciones u opciones de inclusión ("opt-in") que puedan ser exigidos específicamente por un proveedor de mensajería o por la normativa aplicable para determinados tipos de comunicaciones, especialmente comunicaciones comerciales o mensajes posteriores mediante WhatsApp Business.
ACERTIJO conservará evidencia de las autorizaciones cuando ello sea necesario.
Los Titulares podrán presentar consultas, reclamos y solicitudes a través de pamela@acertijo.co.
La solicitud deberá permitir identificar al Titular y describir claramente la petición. Cuando resulte necesario para verificar identidad o atender la solicitud, ACERTIJO podrá requerir documentos o información adicional.
Las consultas y reclamos serán atendidos dentro de los términos establecidos por la legislación aplicable. Si la solicitud se encuentra incompleta, se podrá requerir al Titular que la complete.
Cuando ACERTIJO actúe exclusivamente como Encargado del tratamiento por cuenta de un tercero Responsable, la solicitud podrá ser remitida al Responsable correspondiente, según la distribución de funciones y obligaciones aplicable.
ACERTIJO podrá implementar posteriormente mecanismos digitales de recepción, trazabilidad y gestión de solicitudes.
ACERTIJO adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, pérdida, destrucción, alteración, divulgación o uso indebido. Entre las medidas podrán encontrarse:
Las medidas concretas se ajustarán al tipo de información, riesgos, arquitectura tecnológica y naturaleza del tratamiento.
ACERTIJO aplicará criterios de conservación diferenciados según la naturaleza de los datos y la finalidad del tratamiento.
Cuando los datos ya no sean necesarios y no exista una razón legal o contractual para conservarlos, ACERTIJO procederá a su eliminación, anonimización o disposición segura, según corresponda.
Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán sujetas a deberes de confidencialidad, incluso después de finalizar su relación con ACERTIJO cuando la naturaleza de la información o la legislación así lo requiera.
ACERTIJO procurará que sus colaboradores, contratistas y proveedores con acceso a información personal conozcan y cumplan las obligaciones aplicables.
ACERTIJO actuará como Responsable cuando determine las finalidades y los medios del tratamiento. Podrá actuar como Encargado cuando trate datos por cuenta y bajo instrucciones de un tercero Responsable.
La determinación de si ACERTIJO actúa como Responsable o Encargado dependerá de las funciones efectivamente desarrolladas, las instrucciones recibidas y las finalidades del tratamiento, y no exclusivamente de la denominación utilizada en un contrato.
ACERTIJO podrá modificar esta Política para reflejar cambios normativos, tecnológicos, operativos o en las finalidades de tratamiento.
Cuando las modificaciones sean relevantes, ACERTIJO las pondrá a disposición de los Titulares a través de sus canales correspondientes y, cuando sea legalmente necesario, solicitará las autorizaciones adicionales que correspondan.
La presente Política rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras ACERTIJO realice tratamientos de datos personales.